Le secrétariat, l’accueil téléphonique et physique sont des fonctions discrètes mais importantes dans le bon fonctionnement de l’association, entreprise à but social non lucratif ! L’agrandissement des locaux à l’ANAF est l’occasion de se focaliser sur ce poste. Rencontre avec Annie, l’une des 3 secrétaires avec Magdalena et Nathalie.

Bonjour Annie. Vous travaillez à l’Association Nantaise d’Aide Familiale depuis 2005 mais vous n’étiez pas au secrétariat au tout début. Racontez-nous comment vous y êtes arrivée !

A la base, j’ai un CAP de transformation plastique souple que j’ai obtenu en 1977. Autant dire qu’on est loin de l’Aide à Domicile, surtout quand je travaillais sur de la soudure à haute fréquence ! Mais j’ai toujours été attirée par le social. L’envie de travailler avec un public fragilisé était présente. C’est pourquoi j’ai rejoint rapidement l’ANR – Atelier National de Réinsertion – où on m’a proposé d’être chef d’équipe. J’encadrais des salariés aux handicaps divers : handicap léger, en fauteuil, hémiplégique…

Après 25 années de bons et loyaux service, je me suis orientée vers l’Aide à Domicile. C’est là où j’ai rencontrée l’ANAF. J’ai eu 6 mois de formation pour être assistante de vie et j’ai ensuite été embauchée en mai 2005 sur ce poste. Mais en 2009, une de mes épaules me faisait mal m’empêchant d’exercer pendant 3 ans. On m’a fait une proposition en 2012 pour travailler avec Florence GROLLIER, sur la médiation énergie. J’ai accepté ! Cependant, le budget ne permettait plus de rémunérer mes heures. En avril 2015, un nouveau poste m’a alors été proposé : celui d’être en renfort à l’accueil téléphonique !

On a tendance à voir le secrétariat comme un poste de transmission d’informations. Vous êtes pourtant le premier contact et le premier relai entre les usagers et le personnel administratif…

Totalement ! Et il n’y a pas que les usagers qui contactent l’ANAF : le personnel de terrain, les adhérents, les partenaires extérieurs comme les travailleurs sociaux ou les puéricultrices du CHU. Dans le cadre de notre fonction, on ne répond pas non plus qu’au téléphone. On s’assure de l’accueil physique, de l’envoi du courrier (bulletin de salaire, enveloppe trimestriel…), du tri du courrier et des mails ainsi que de l’archivage de documents.

Vous êtes 3 au secrétariat. Comment ça se passe concrètement ?

En effet, nous sommes 3 avec Magdalena et Nathalie. Mais il n’y a qu’une seule personne au secrétariat à chaque fois ! Magdalena est présente le lundi matin, le mardi matin et le mercredi matin. Je suis au secrétariat le mercredi après-midi et le vendredi après-midi. Quant à Nathalie, elle occupe les autres plages horaires.

Depuis début mai, l’ANAF s’est agrandie avec de nouveaux locaux. Elle reste au 8 rue Linné mais elle n’occupe plus seulement le 1er étage. Elle est aussi au rez-de-chaussée et au 2e étage. Racontez-nous le déménagement et la nouvelle occupation de l’espace !

Nous avons fait le déménagement un vendredi, un jour d’activité. Et on a eu des petits imprévus ! On avait installé le standard au rez-de-chaussée comme prévu. Mais l’ordinateur se déconnectait régulièrement. Sur le moment, ce n’était pas forcément évident de répondre au téléphone sans aucun support informatique. Heureusement, Cécile du service Comptabilité, a trouvé une solution pour pallier à ce petit souci. Ce fut donc de très courte durée !

Pour les nouveaux locaux, suivez-moi ! Je vais vous faire une visite guidée :

  • au rez-de-chaussée, nous avons l’accueil, le service Personnes Âgées / Personnes Handicapées, la salle des délégués du personnel et la grande salle de réunion.
  • au 1er étage, ce sont les fonctions supports (les Ressources Humaines, le service Comptabilité, le service Qualité). Il y a aussi la Direction, le service Garde d’Enfants et la médiation Énergie.
  • au 2e étage, nous avons regroupé le service Famille avec d’un côté, l’Aide Sociale à l’Enfance et les situations de CAF/MSA niveau 2 ; et de l’autre côté, les prestations de services et les situations de CAF/MSA niveau 1. La direction songe également à mettre en place une salle de documentation pour les intervenants de terrain.

En revanche, nous n’avons plus l’annexe du 6 rue Linné.

De nouveaux locaux, un nouvel accueil… n’est-ce pas propice à de nouvelles activités ?

Pour l’instant, on a gagné en conditions de travail. C’est bien plus calme, on se marche moins dessus. On est aussi davantage visible : nous avons eu de bons retours de la part des habitants de l’immeuble.

Après, l’objectif est d’augmenter l’accueil physique. Grâce aux salles de réunion du rez-de-chaussée, nous pouvons recevoir des groupes, des formations, les réunions de coordination et les analyses de pratique. Nous aurons bien plus de contacts avec le personnel de terrain. Cela permet de voir des professionnels que je n’avais qu’au téléphone, de mettre un visage sur une voix. Créer davantage de liens… Et pas uniquement avec les salariés. Le propriétaire des locaux, PRO BTP, va installer une rampe d’accès pour les personnes en situation de handicap, proposer une meilleure accessibilité pour ce public. On aimerait que l’accueil soit un lieu de vie !